Mẫu lý lịch khoa học: khai một lần, xuất nhiều mẫu cho Bộ, NAFOSTED, trường và đối tác quốc tế ​

Mẫu lý lịch khoa học là biểu mẫu chuẩn hóa để nhà khoa học khai quá trình đào tạo, công tác, đề tài, công bố và thành tích, nhưng mỗi cơ quan dùng một mẫu riêng: mẫu của Bộ Khoa học và Công nghệ theo từng thông tư, mẫu NAFOSTED 03/03E song ngữ, mẫu nội bộ của trường, biosketch của NIH hay narrative CV của UKRI. Cách làm bền vững là khai dữ liệu gốc một lần theo cấu trúc, rồi xuất ra từng mẫu, thay vì sửa tay từng file Word.

Bài này so sánh các mẫu đang dùng, chỉ ra phần dữ liệu dùng lại được và phần phải viết riêng, kèm quy trình sáu bước cho phòng KH&CN.

Cập nhật: tháng 9/2026 — Biên soạn bởi đội ngũ Scibase, Metis JSC

Nhà khoa học Việt Nam đang phải dùng những mẫu lý lịch khoa học nào? ​

Có ít nhất bảy nhóm mẫu mà một nhà khoa học có thể gặp trong cùng một năm. Bảng dưới liệt kê nguồn, phạm vi dùng và điểm cần nhớ của từng nhóm:

Nhóm mẫuCăn cứDùng khiĐiểm cần nhớ
Lý lịch khoa học cá nhân thực hiện nhiệm vụ KH&CN cấp tỉnh, cấp cơ sởThông tư 09/2024/TT-BKHCN (ban hành 27/12/2024, hiệu lực từ 10/02/2025)Đăng ký, tuyển chọn nhiệm vụ cấp tỉnh, cấp cơ sở dùng ngân sách nhà nướcCác trang pháp luật gọi là mẫu III.03-LLCN; cần tải bản trong phụ lục thông tư
Lý lịch khoa học cho nhiệm vụ cấp quốc giaThông tư 20/2023/TT-BKHCN (thay Thông tư 08/2017/TT-BKHCN)Tuyển chọn, giao trực tiếp nhiệm vụ cấp quốc giaBài lý lịch khoa học điện tử và hồ sơ Scopus/ORCID dẫn mẫu B1-4-LLCN
Lý lịch khoa học chuyên gia KH&CNQuyết định 588/QĐ-BKHCN ngày 31/3/2014Đăng ký vào cơ sở dữ liệu chuyên gia của BộMẫu điện tử tại chuyengia.most.gov.vn
Mẫu NAFOSTED 03 và 03EHồ sơ đăng ký đề tài Quỹ NAFOSTEDChủ nhiệm và từng thành viên đề tàiBắt buộc song ngữ: 03 tiếng Việt, 03E tiếng Anh
Mẫu nội bộ trường, việnQuy chế của từng đơn vịXét thi đua, đề tài cơ sở, hội đồngThường rút gọn hoặc thêm trường riêng
Biosketch NIH (Common Form)Thông báo NOT-OD-26-018 của NIHXin tài trợ NIH từ hạn nộp 25/01/2026Phải tạo và chứng nhận trong SciENcv, liên kết ORCID
Narrative CV / R4RIHướng dẫn UKRIXin tài trợ tại Anh, và nhiều quỹ châu Âu theo cấu trúc tương tựTường thuật theo bốn mô-đun, không chỉ liệt kê

Ba lưu ý về độ tin cậy. Một, mã mẫu và số mục có thể đổi khi thông tư được sửa; luôn đối chiếu phụ lục của văn bản còn hiệu lực. Hai, dùng mẫu của thông tư đã bị thay thế là rủi ro cần tránh, vì mẫu không còn khớp với quy định hiện hành. Ba, bảng trên chỉ tổng hợp, không thay văn bản gốc.

Vì sao khai lại từ đầu cho mỗi mẫu gây sai lệch? ​

Sai lệch xảy ra vì cùng một sự kiện (một bài báo, một đề tài) nằm trong nhiều file Word do nhiều người sửa ở nhiều thời điểm. Chi phí ẩn nằm ở khâu đối chiếu, không nằm ở khâu gõ.

Ví dụ với hồ sơ đăng ký đề tài NAFOSTED. Hồ sơ yêu cầu lý lịch khoa học của chủ nhiệm và từng thành viên, mỗi người một bản tiếng Việt và một bản tiếng Anh. Đề tài có 1 chủ nhiệm và 6 thành viên nghĩa là 14 bản (7 người × 2 ngôn ngữ). Nếu giả định mỗi bản mất 45 phút khai thủ công (số liệu giả định để minh họa), nhóm mất khoảng 10,5 giờ chỉ để điền.

Thời gian chưa phải rủi ro lớn nhất. Rủi ro lớn hơn là sự không thống nhất giữa hai bản, vì đây là điều kiện loại hồ sơ khỏi vòng đánh giá:

Theo thông báo tiếp nhận hồ sơ đề tài của Quỹ NAFOSTED (do các trường đại học đăng lại), hồ sơ lập không đúng biểu mẫu, không đầy đủ thông tin, hoặc có thông tin không thống nhất giữa bản tiếng Việt và bản tiếng Anh sẽ không được đưa ra đánh giá, xem xét.

Quy trình xét duyệt và tiêu chí hồ sơ NAFOSTED được trình bày ở bài quy trình đăng ký và xét duyệt đề tài Quỹ NAFOSTED.

Mô hình "khai một lần": ba lớp dữ liệu trong lý lịch khoa học ​

Không phải mọi phần của lý lịch khoa học đều xuất tự động được. Cách phân lớp dưới đây giúp phòng KH&CN biết phần nào chuẩn hóa được và phần nào nhà khoa học phải tự viết:

LớpNội dungĐặc điểmXuất tự động?
1. Dữ liệu sự kiệnĐào tạo, công tác, ngoại ngữ, đề tài, công bố, sáng chế, giải thưởng, hướng dẫn NCSCó cấu trúc, có ngày, có minh chứng, có mã (DOI, ORCID)Có, đây là phần lớn nhất
2. Dữ liệu trình bàyThứ tự, số lượng bản ghi hiển thị, giai đoạn thời gian lấy, ngôn ngữ, cỡ chữ, phân trangDo mẫu quy địnhCó, bằng cấu hình mẫu xuất
3. Dữ liệu tường thuậtPersonal statement, Contributions to Science, bốn mô-đun R4RI, tóm tắt định hướngVăn bản do người viết, mỗi quỹ một câu hỏiKhông hoàn toàn: chỉ gợi ý dữ kiện

Bốn mô-đun của R4RI do UKRI đặt ra là: đóng góp cho việc tạo ra ý tưởng, công cụ, phương pháp hoặc tri thức mới; đóng góp cho sự phát triển của người khác và quan hệ làm việc; đóng góp cho cộng đồng nghiên cứu rộng hơn; đóng góp cho người dùng và lợi ích xã hội. Lớp này cần một câu chuyện có bối cảnh, không thể sinh ra từ bảng dữ liệu.

Với NIH, phần dữ liệu đặc thù của Biographical Sketch Supplement gồm ba mục: Personal Statement, Contributions to Science và Honors, theo thông báo NOT-OD-26-018. Hai mục đầu thuộc lớp 3; mục Honors dùng lại được từ lớp 1 (giải thưởng, danh hiệu).

Hệ quả quản lý: đầu tư vào lớp 1 sạch và có cấu trúc cho lợi ích lớn nhất, vì nó phục vụ được cả mẫu trong nước lẫn mẫu quốc tế. Bài hồ sơ nghiên cứu chuẩn quốc tế hướng dẫn viết lớp 3 cho biosketch kiểu NIH.

Chuẩn hóa dữ liệu gốc: những trường quyết định chất lượng đầu ra ​

Lớp 1 chỉ dùng lại được nếu mỗi trường có một định dạng chuẩn. Sáu trường sau gây lệch giữa các mẫu nhiều nhất:

TrườngChuẩn hóaLỗi nếu bỏ qua
Ngày thángLưu dạng ngày đầy đủ (dd/mm/yyyy hoặc ISO), hiển thị theo mẫuMẫu cần "từ 2015 đến nay", mẫu khác cần ngày tháng đầy đủ; dữ liệu chỉ có năm không xuất được
Tên đơn vịLưu song song tên tiếng Việt và tên tiếng Anh chuẩnMỗi mẫu một cách viết; affiliation tiếng Anh lệch so với công bố quốc tế, xem chuẩn hóa tên đơn vị
Tên công bốLưu tên gốc và bản dịch khi cần; không dịch lại mỗi lầnHai bản Việt–Anh lệch nhau, đúng cái mà hội đồng NAFOSTED kiểm tra
Mã định danhORCID, DOI, Scopus Author ID theo đúng định dạngKhông đối chiếu và không đồng bộ được; NIH bắt buộc ORCID
Vai trò trong công bố/đề tàiDanh mục cố định (tác giả đầu, tác giả liên hệ, chủ nhiệm, thành viên)Mỗi người tự viết một kiểu, bảng thống kê vô nghĩa
Loại công bốDanh mục cố định (bài tạp chí quốc tế, trong nước, hội thảo, sách...)Mẫu chia nhóm khác nhau, không ánh xạ được

Mọi ánh xạ đều dựa trên một bản ghi gốc. Ví dụ minh họa cấu trúc một công bố (dữ liệu giả định):

json{
 "loai": "bai-tap-chi-quoc-te",
 "ten": { "vi": "Tên bài báo bằng tiếng Việt", "en": "Article title in English" },
 "tap_chi": "Tên tạp chí",
 "doi": "10.xxxx/yyyy",
 "ngay_cong_bo_truc_tuyen": "2025-12-20",
 "vai_tro": ["tac-gia-dau", "tac-gia-lien-he"],
 "don_vi": { "vi": "Tên đơn vị tiếng Việt", "en": "Institution name in English" }
}

Với một bản ghi như vậy, mẫu tiếng Việt lấy trường vi, mẫu tiếng Anh lấy trường en, và hai bản luôn khớp nhau vì cùng một nguồn. Cách nhập dữ liệu số lượng lớn từ Excel vào cấu trúc này được phân tích ở bài nhập liệu hồ sơ nhà khoa học hàng loạt từ Excel.

Quy trình sáu bước xuất nhiều mẫu từ một bộ dữ liệu ​

Quy trình dưới đây dành cho phòng KH&CN muốn chuyển từ "sửa tay từng file" sang "xuất từ nguồn":

  1. Kiểm kê mẫu đang dùng. Liệt kê mọi mẫu đơn vị phải nộp trong năm (Bộ, NAFOSTED, cấp tỉnh, nội bộ, đối tác quốc tế), kèm căn cứ pháp lý và bản còn hiệu lực.
  2. Lập bảng đối chiếu trường. Với mỗi mẫu, ghi trường nào lấy từ lớp 1, trường nào là lớp 3. Hai mẫu khác tên cột nhưng cùng dữ liệu thì gộp về một trường gốc.
  3. Chuẩn hóa dữ liệu gốc. Áp bảng chuẩn hóa ở mục trên, làm sạch trùng lặp trước, vì một bản ghi trùng sẽ xuất hiện ở mọi mẫu (xem trùng lặp và gộp hồ sơ công bố).
  4. Nối định danh quốc tế. Đăng ký ORCID cho mọi nhà khoa học; bài mới có DOI được Crossref cập nhật vào ORCID nếu tác giả cho phép (cơ chế auto-update).
  5. Cấu hình xuất theo mẫu. Mỗi mẫu là một cấu hình: trường nào, thứ tự nào, ngôn ngữ nào, lấy bao nhiêu năm gần nhất.
  6. Rà soát trước khi nộp. Nhà khoa học kiểm tra lại lớp 3 và số liệu; người phụ trách đối chiếu tổng số công bố giữa bản xuất và hồ sơ gốc.

Bước 4 có yêu cầu cụ thể từ phía tài trợ quốc tế. NIH quy định nộp Biosketch và Other Support qua SciENcv, và yêu cầu Senior/Key Personnel liên kết ORCID:

NIH yêu cầu dùng SciENcv để chuẩn bị và chứng nhận Biosketch và Current and Pending (Other) Support theo Common Form, áp dụng cho hồ sơ nộp từ ngày 25/01/2026. — tóm lược thông báo NOT-OD-26-018 của NIH

Một nhà khoa học chưa có ORCID vì vậy sẽ gặp trở ngại khi tham gia hồ sơ NIH.

Những sai lầm thường gặp khi chuẩn bị lý lịch khoa học nhiều mẫu ​

Sáu lỗi dưới đây thường gặp khi đơn vị còn khai bằng file Word rời:

  • Dùng mẫu hết hiệu lực. Thông tư 20/2023/TT-BKHCN thay Thông tư 08/2017/TT-BKHCN; file mẫu cũ (ví dụ trang mẫu theo Thông tư 08) vẫn còn trên một số website của trường.
  • Bản tiếng Việt và tiếng Anh lệch nhau. Đây là lý do hồ sơ NAFOSTED không được đánh giá, như đã nêu ở trên.
  • Mỗi mẫu một cách viết tên đơn vị. Cùng một trường xuất hiện ba tên tiếng Anh khác nhau trong ba mẫu, làm khó cho việc đối chiếu với công bố quốc tế.
  • Sao chép nguyên khối lớp tường thuật. Personal statement viết cho NIH được dán vào đề xuất xin tài trợ tại Anh, trong khi R4RI hỏi bốn câu hỏi khác.
  • Không lưu minh chứng cùng bản ghi. Khi hội đồng hỏi lại, nhà khoa học phải tìm PDF trong nhiều thư mục.
  • Cập nhật sát hạn nộp. Một số bản ghi bị bỏ sót vì dữ liệu nằm rải rác; việc cập nhật theo quý giảm rủi ro này, như đã khuyến nghị trong bài về hồ sơ học thuật của nhà khoa học.

Checklist trước khi nộp lý lịch khoa học ​

  • [ ] Đã đối chiếu mẫu với phụ lục của văn bản còn hiệu lực (không dùng file cũ từ website trường)?
  • [ ] Bản tiếng Việt và tiếng Anh khớp về tên đề tài, tên công bố, năm, đơn vị?
  • [ ] Mọi công bố có DOI hoặc minh chứng thay thế, đã kiểm tra trùng?
  • [ ] ORCID đã hiển thị và đã liên kết với hệ thống nộp hồ sơ (nếu mẫu quốc tế yêu cầu)?
  • [ ] Phần tường thuật đã viết lại theo câu hỏi riêng của quỹ, không sao chép từ mẫu khác?
  • [ ] Số lượng công bố và khoảng thời gian lấy đúng theo mẫu?

Scibase hỗ trợ xuất lý lịch khoa học như thế nào? ​

Trong Scibase, hồ sơ nhà khoa học lưu quá trình công tác, quá trình đào tạo và ngoại ngữ, bên cạnh danh sách công bố khoa học được quản lý riêng. Nhà khoa học tải xuống lý lịch khoa học dưới dạng file Word từ hồ sơ của mình, và quản trị viên có thể tải lý lịch của từng nhà khoa học. Hệ thống cho phép tùy biến loại công bố, thuộc tính công bố và biểu mẫu tải về theo yêu cầu riêng của đơn vị.

Với đơn vị có hàng trăm nhà khoa học, lợi ích lớn nhất là dữ liệu gốc dùng chung: khi phòng KH&CN sửa tên đơn vị hoặc gộp một công bố trùng, mọi bản xuất sau đó đều được cập nhật. Đơn vị cần cấu hình mẫu riêng có thể liên hệ triển khai Scibase để được tư vấn. Dữ liệu cũng có thể được công khai trên trang hồ sơ, theo hướng dẫn ở bài trang hồ sơ nhà khoa học công khai trên website đơn vị.

Câu hỏi thường gặp ​

Mẫu lý lịch khoa học của Bộ Khoa học và Công nghệ hiện hành là mẫu nào? ​

Không có một mẫu duy nhất cho mọi trường hợp: mẫu phụ thuộc cấp nhiệm vụ và văn bản áp dụng. Nhiệm vụ cấp tỉnh, cấp cơ sở dùng mẫu kèm Thông tư 09/2024/TT-BKHCN (hiệu lực từ 10/02/2025); nhiệm vụ cấp quốc gia theo Thông tư 20/2023/TT-BKHCN. Luôn tải mẫu từ phụ lục văn bản còn hiệu lực tại thời điểm nộp.

Lý lịch khoa học NAFOSTED có bắt buộc tiếng Anh không? ​

Có. Hồ sơ đăng ký đề tài yêu cầu lý lịch khoa học của chủ nhiệm và từng thành viên ở cả hai ngôn ngữ, gồm mẫu 03 (tiếng Việt) và 03E (tiếng Anh). Nội dung giữa hai bản phải thống nhất; hồ sơ lệch nhau có thể không được đưa ra đánh giá theo thông báo của Quỹ.

Có thể dùng một file lý lịch khoa học cho mọi mục đích không? ​

Không nên. Các mẫu khác nhau về trường thông tin, ngôn ngữ, khoảng thời gian và phần tường thuật. Cách đúng là dùng một bộ dữ liệu gốc và xuất ra từng mẫu, chỉ viết riêng phần tường thuật (lớp 3) cho từng quỹ.

Biosketch của NIH khác lý lịch khoa học Việt Nam thế nào? ​

Biosketch tập trung vào năng lực phù hợp với dự án cụ thể, kèm personal statement và contributions to science, thay vì liệt kê toàn bộ quá trình. Từ hạn nộp 25/01/2026, NIH yêu cầu tạo và chứng nhận Common Form trong SciENcv, đồng thời yêu cầu liên kết ORCID.

ORCID có thay thế lý lịch khoa học không? ​

Không. ORCID là mã định danh và hồ sơ công bố quốc tế, không xuất được theo mẫu của cơ quan Việt Nam và không chứa đầy đủ thông tin đề tài, giải thưởng trong nước. ORCID hữu ích nhất để cấp dữ liệu công bố cho hệ thống nội bộ, như phân tích tại bài ORCID là gì?

Bao lâu nên cập nhật lý lịch khoa học một lần? ​

Nên cập nhật dữ liệu gốc theo quý hoặc ngay khi có sự kiện mới (bài xuất bản, đề tài được duyệt, giải thưởng), thay vì chờ sát hạn nộp. Bản xuất theo mẫu chỉ cần tạo lại khi có yêu cầu, vì đã lấy từ dữ liệu gốc cập nhật.

Tóm tắt ​

  • Nhà khoa học Việt Nam gặp ít nhất bảy nhóm mẫu: mẫu Bộ KH&CN theo từng thông tư, NAFOSTED 03/03E, mẫu chuyên gia, mẫu nội bộ, biosketch NIH, narrative CV.
  • Mẫu cấp tỉnh, cơ sở theo Thông tư 09/2024/TT-BKHCN (hiệu lực 10/02/2025); mẫu cấp quốc gia theo Thông tư 20/2023/TT-BKHCN; luôn đối chiếu phụ lục còn hiệu lực.
  • Lý lịch khoa học chia ba lớp: dữ liệu sự kiện (xuất tự động được), dữ liệu trình bày (cấu hình mẫu), dữ liệu tường thuật (phải viết riêng).
  • Chuẩn hóa sáu trường: ngày tháng, tên đơn vị, tên công bố, mã định danh, vai trò, loại công bố.
  • NAFOSTED yêu cầu bản Việt và Anh thống nhất; NIH yêu cầu SciENcv và ORCID từ 25/01/2026.
  • Quy trình sáu bước: kiểm kê mẫu, đối chiếu trường, chuẩn hóa, nối định danh, cấu hình xuất, rà soát.

Về nội dung bài viết

Bài viết được biên soạn bởi đội ngũ Scibase — Metis JSC. Nguồn tham chiếu: Thông tư 09/2024/TT-BKHCN ngày 27/12/2024; Thông tư 20/2023/TT-BKHCN; Quyết định 588/QĐ-BKHCN ngày 31/3/2014; thông báo tiếp nhận hồ sơ đăng ký đề tài của Quỹ NAFOSTED (mẫu 03, 03E) do các trường đại học đăng lại; NIH, thông báo NOT-OD-26-018 về Common Forms (hạn nộp từ 25/01/2026); UKRI, hướng dẫn Résumé for Research and Innovation (R4RI); ORCID, thống kê và tài liệu auto-update (Crossref). Số phút khai thủ công trong ví dụ là giả định minh họa. Mã mẫu và yêu cầu có thể thay đổi; đối chiếu văn bản hiện hành trước khi nộp.

Bài viết liên quan ​

Cập nhật gần nhất:

Sản phẩm của Công ty Cổ phần Metis.

Copyright © 2020-PRESENT Metis., Jsc