Các tính năng chính của Cơ sở dữ liệu Khoa học và Công nghệ Scibase
Lưu ý: Scibase có thể được tuỳ biến cấu trúc dữ liệu như sau để linh hoạt đáp ứng riêng cho từng đơn vị:
- Các loại công bố khoa học và các thuộc tính của công bố
- Luồng quy trình xét duyệt đề tài, công bố khoa học
- Công thức tính toán khối lượng quy đổi giờ nghiên cứu
- Thêm quyền quản trị, quản lý đơn vị, nhà khoa học
- Các báo cáo, biểu mẫu tải về, Excel nhập/xuất dữ liệu
1. Nhà khoa học
Nhóm tính năng dành cho nhà khoa học tự quản lý hồ sơ và công bố của mình.
1.1 Hồ sơ & lý lịch khoa học
- Xem lý lịch khoa học — xem hồ sơ khoa học cá nhân.
- Chỉnh sửa hồ sơ — cập nhật thông tin cơ bản, ảnh đại diện; lý lịch khoa học gồm quá trình công tác, quá trình đào tạo, ngoại ngữ.
- Tải xuống lý lịch khoa học — xuất lý lịch ra file Word.
1.2 Công bố khoa học của tôi
- Xem danh sách công bố — theo từng loại công bố, kèm lọc và tìm kiếm.
- Thêm công bố — tạo công bố mới theo loại.
- Nhập công bố từ hồ sơ có sẵn — ghi nhận công bố từ dữ liệu đã thu thập sẵn.
- Xem chi tiết công bố — thông tin, thuộc tính chi tiết, nhà nghiên cứu, quy trình xét duyệt, lịch sử chỉnh sửa, giờ nghiên cứu, phân tích trích dẫn.
- Chỉnh sửa / xoá công bố — cập nhật hoặc gỡ công bố.
- Ghi nhận tham gia công bố — khai báo mình là đồng tác giả/người tham gia.
- Theo dõi đề xuất của tôi — theo dõi trạng thái xét duyệt công bố theo quy trình.
1.3 Quy đổi giờ nghiên cứu
- Xem bảng quy đổi — tổng hợp giờ nghiên cứu theo khoảng thời gian.
- Xuất Excel — xuất kết quả quy đổi theo mẫu báo cáo.
1.4 Tài khoản & thông báo
- Xem thông tin tài khoản — họ tên, email, hồ sơ khoa học.
- Đổi mật khẩu — tự thiết lập lại mật khẩu.
- Cài đặt ngôn ngữ & hiển thị — chọn ngôn ngữ, tuỳ chọn hiển thị biểu mẫu.
- Xem thông báo — danh sách thông báo cá nhân, đánh dấu đã đọc.
2. Người dùng quản lý đơn vị
Nhóm tính năng dành cho lãnh đạo / cán bộ quản lý đơn vị, thao tác trong phạm vi đơn vị được phân công.
2.1 Quản lý cơ quan đơn vị
- Xem cây tổ chức — cấu trúc phân cấp các đơn vị được quản lý, kèm số đơn vị con và số nhà khoa học.
- Xem chi tiết đơn vị — thông tin đầy đủ của một đơn vị.
- Chỉnh sửa thông tin đơn vị — cập nhật thuộc tính, ảnh đại diện, loại trừ khỏi thống kê.
- Nhập / xuất Excel — thêm hàng loạt đơn vị từ Excel và xuất danh sách đơn vị.
2.2 Quản lý thành viên đơn vị
- Xem thành viên theo vai trò — danh sách lãnh đạo, hội đồng, thành viên nhóm theo vai trò.
- Thêm nhà khoa học vào đơn vị — gán nhà khoa học vào đơn vị.
- Cập nhật thông tin công tác — vai trò trong đơn vị, trạng thái, ngày bắt đầu/kết thúc.
- Xoá khỏi đơn vị — gỡ nhà khoa học khỏi đơn vị (không ảnh hưởng hồ sơ cá nhân).
2.3 Xét duyệt công bố khoa học
- Danh sách theo trạng thái — công bố theo loại, chia theo nhóm trạng thái cần xử lý, có chỉ báo số lượng.
- Xem chi tiết & lịch sử — thông tin công bố, quy trình và lịch sử chỉnh sửa.
- Chuyển trạng thái theo quy trình — duyệt/trả lại/bổ sung thông tin theo các bước của quy trình.
- Chỉnh sửa / xoá công bố — cập nhật hoặc gỡ công bố trong phạm vi quản lý.
2.4 Quản lý công bố khoa học
- Xem danh sách công bố — toàn bộ công bố thuộc phạm vi quản lý, kèm lọc và tìm kiếm.
- Thêm công bố — tạo công bố mới, hoặc nhập từ hồ sơ có sẵn.
- Xem / chỉnh sửa / xoá — thao tác chi tiết trên từng công bố.
2.5 Quản lý tin tức, thông báo
- Xem danh sách bài viết — các tin tức, thông báo đã đăng.
- Thêm / chỉnh sửa bài viết — soạn tin tức, thông báo.
- Lưu nháp / xuất bản — lưu bản nháp hoặc xuất bản công khai.
- Xoá bài viết — gỡ tin tức, thông báo khỏi hệ thống.
2.6 Tổng hợp & báo cáo nhà khoa học
- Tổng hợp khối lượng nghiên cứu — bảng tổng hợp theo nhà khoa học, lọc theo đơn vị và khoảng thời gian.
- Xuất báo cáo Excel — xuất kết quả tổng hợp theo mẫu.
3. Quản trị viên
Chỉ liệt kê ba nhóm chức năng quản trị chính.
3.1 Quản lý nhà khoa học
- Danh sách & tra cứu — xem, lọc, tìm kiếm nhà khoa học theo ID, email, vai trò và tiêu chí hồ sơ.
- Thêm / chỉnh sửa hồ sơ — tạo mới và cập nhật hồ sơ, lý lịch khoa học.
- Quản lý tài khoản — chỉnh sửa tài khoản, đổi mật khẩu, kích hoạt / ngưng hoạt động.
- Tải lý lịch khoa học — xuất lý lịch nhà khoa học ra Word.
- Nhập / xuất Excel — thêm hàng loạt và xuất danh sách nhà khoa học.
- Xoá nhà khoa học — xoá vĩnh viễn tài khoản cùng dữ liệu liên quan.
3.2 Quản lý cơ quan đơn vị
- Xem cây tổ chức — toàn bộ cấu trúc đơn vị trên hệ thống.
- Thêm đơn vị — tạo đơn vị cấp gốc hoặc trực thuộc.
- Gán đơn vị trực thuộc — đưa một đơn vị hiện có vào làm đơn vị con.
- Chỉnh sửa / xoá đơn vị — cập nhật thông tin hoặc xoá đơn vị (yêu cầu xác nhận).
- Nhập / xuất Excel — thêm hàng loạt và xuất danh sách đơn vị.
3.3 Quản lý vai trò & phân quyền
- Vai trò tuỳ chỉnh — xem, thêm, chỉnh sửa, sắp xếp, xoá vai trò trên hệ thống.
- Phân quyền người dùng — gán vai trò cho nhà khoa học ở cấp hệ thống.
- Phân công vai trò trong đơn vị — chỉ định vai trò cấp đơn vị, quyết định phạm vi dữ liệu người dùng được truy cập và quản lý.
4. Người xem (trang thông tin công khai)
Cổng thông tin công khai (không cần đăng nhập), phục vụ tra cứu và giới thiệu dữ liệu khoa học của tổ chức.
- Trang chủ — trang giới thiệu, nội dung được dựng linh hoạt theo cấu hình.
- Nhà khoa học — xem danh sách nhà khoa học và trang hồ sơ chi tiết (lý lịch, công bố khoa học).
- Công bố khoa học — xem danh sách công bố (toàn bộ hoặc theo từng loại) và trang chi tiết công bố.
- Cơ quan đơn vị — xem danh sách đơn vị và trang thông tin chi tiết của đơn vị.
- Tin tức, thông báo — xem danh sách tin tức và trang chi tiết bài viết.
- Thống kê công khai — xem các bảng thống kê / dashboard được công bố.