Sau khi đăng nhập thành công vào hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu khoa học của đơn vị, người quản trị sẽ được chuyển đến bảng điều khiển dành riêng cho người quản trị hệ thống.

Người quản trị sẽ xem được tất cả các công bố khoa học của thuộc đơn vị bằng cách tại bảng điều khiển, chọn Tất cả. Sau khi chọn, danh sách các công bố bao gồm: Bài báo khoa học, đề tài khoa học, sách-giáo trình, giải thưởng, sở hữu trí tuệ sẽ hiện ra đầy đủ.

Người quản trị có thể lọc và tìm kiếm các công bố theo tiêu chí như: loại công bố, cơ quan/đơn vị, nhà khoa học, ngày công bố hoặc tiêu đề, lĩnh vực công bố..

Để xem chi tiết mội bài thuộc công bố khoa học, người quản trị chọn Chi tiết, các thông tin hiện lên bao gồm: Thông tin, thuộc tính chi tiết, lịch sử thay đổi và phân tích trích dẫn. Người quản trị nhấn vào từng mục để xem chi tiết thông tin.

Người quản trị có hai cách để bổ sung một công bố mới: Nhập công bố và Thêm công bố.

Nhập công bố từ ORCID

Để nhập một công bố mới, nhà khoa học chọn Nhập công bố, sau đó có thể lựa chọn Nhập công bố từ ORCID hoặc Nhập công bố từ Google Scholar.

Đối với trường hợp nhập công bố từ ORCID, nhà khoa học chọn Nhập công bố từ ORCID, sau đó điền thông tin ORCID và chọn Tạo yêu cầu.

Sau khi tạo yêu cầu, hệ thống sẽ thông báo đang tìm kiếm và sẽ hiển thị kết quả phía dưới. Trạng thái của yêu cầu sẽ lần lượt thay đổi từ Created → Processing → Success. Nhà khoa học nhấn vào Yêu cầu nhập công bố từ ORCID, khi đó danh sách các công bố tương ứng với ORCID sẽ được hiển thị.

Nhà khoa học có thể lọc danh sách công bố theo loại công bố hoặc tiêu đề để tìm kiếm công bố cần thiết.

Để nhập công bố, nhà khoa học chọn Tất cả hoặc tích chọn các công bố cần nhập, sau đó nhấn Nhập các công bố đã chọn để hệ thống cập nhật các công bố này.

Trường hợp muốn bỏ qua công bố, nhà khoa học có thể nhấn Bỏ qua công bố đã chọn sau đó nhấn Đồng ý để bỏ qua không nhập các công bố này.

Ngoài ra, nhà khoa học có thể nhập công bố thủ công bằng cách, tại một công bố chọn Nhập mới, sau đó điền đầy đủ thông tin rồi chọn Tạo mới để hệ thống thêm công bố.

Tương tự, nhà khoa học chọn Bỏ qua sau đó nhấn Đồng ý để hủy bỏ không nhập bài báo này.

Nhập công bố từ Google Scholar Profile

Đối với trường hợp nhập công bố từ Google Scholar Profile, nhà khoa học chọn Nhập công bố từ Google Scholar Profile, sau đó điền link rồi chọn Tạo yêu cầu.

Sau khi tạo yêu cầu, hệ thống sẽ cập nhật trạng thái của yêu cầu từ Created → Processing → Success để nhà khoa học có thể theo dõi. Nhà khoa học chọn Yêu cầu nhập công bố từ Google Scholar link sau đó danh sách công bố tương ứng sẽ hiện ra.

Nhà khoa học có thể lọc các công bố theo loại công bố hoặc tiêu đề công bố để tìm kiếm thông tin cần thiết.

Để nhập các công bố, nhà khoa học Chọn tất cả hoặc tick chọn các công bố cần nhập rồi nhấn Nhập các công bố đã chọn để hệ thống tự động cập nhật các công bố.

Để bỏ qua các công bố đã tick, nhà khoa học chọn Bỏ qua công bố đã chọn sau đó nhấn Đồng ý để bỏ qua không nhập công bố này.

Trường hợp nhà khoa học muốn nhập mới công bố thủ công, nhà khoa học chọn Nhập mới sau đó điền các thông tin cần thiết rồi chọn Tạo mới để hệ thống cập nhật công bố này.

Để bỏ qua công bố, nhà khoa học chọn Bỏ qua, sau đó chọn Đồng ý để bỏ qua không nhập công bố này.

Thêm công bố khoa học

Để thêm công bố khoa học người quản trị chọn Thêm công Bố để thêm mới công bố khoa học.

Sau khi chọn thêm mới, hộp thoại thêm công bố sẽ hiện lên. Người quản trị nhấn chọn phân loại công bố mà mình muốn thêm mới, sau đó tiền hành điền đầy đủ các thông tin.

Lưu ý: Các loại công bố khoa học sẽ tùy theo thiết lập của đơn vị.

Bài báo Khoa học

Để thêm bài báo khoa học, người quản trị chọn loại công bố là Bài báo khoa học. Tại đây, người quản trị sẽ có hai cách để thêm mới một bài báo khoa học. Người quản trị có thể nhập URl, DOI, tiêu đề,... Hoặc nhập thủ công các thông tin theo mẫu.

Trường hợp đã có URL, DOI, tiêu đề,... của bài báo. Người quản trị dán thông tin vào ô Nhập URL, DOI, tiêu đề,...để tìm kiếm công bố , sau đó nhấn Enter/ Return hoặc nút Tìm kiếm để hệ thống tiến hành tìm kiếm thông tin bài báo khoa học.

Sau khi tìm kiếm, hệ thống sẽ đưa ra kết quả phù hợp. Nếu các dữ liệu mà hệ thống tìm kiếm đã đúng, người quản trị nhấn vào tiêu đề hoặc chọn Thêm để hệ thống tự động điền các thông tin đã lấy được từ URl, DOI hay tiêu đề mà người quản trị đã tìm kiếm.

Người quản trị kiểm tra và chỉnh sửa lại các thông tin cho chính xác, sau đó chọn Tạo mới để thêm một bài báo khoa học.

Trường hợp người quản trị nhập thủ công các thông tin cho bài báo khoa học thì sẽ điền các thông tin theo mẫu sau để thêm một bài báo mới.

Người quản trị lựa chọn ngôn ngữ chính của bài báo, nếu bài báo có nhiều ngôn ngữ, người quản trị chọn Thêm , sau đó nhập tên viết tắt ngôn ngữ hoặc kéo chuột để chọn thêm ngôn ngữ.

Sau khi chọn, các mục thông tin được phân chia theo ngôn ngữ mà người quản trị lựa chọn sẽ hiện ra, người quản trị điền đầy đủ các thông tin như: Tiêu đề, tóm tắt, từ khóa và URL của bài báo.

Tiếp theo tại mục Danh sách tác giả, người quản trị điền đầy đủ thông tin các tác giả tham gia trong bài. Nếu bài báo có nhiều ngôn ngữ, người quản trị điền thêm mục danh sách tác giả của ngôn ngữ khác.

Sau đó, người quản trị lựa chọn tác giả chính và đồng tác giả có trong đơn vị bằng cách nhấn Chọn, kéo chuột đến tác giả có trong bài sau đó nhấn Chọn. Thao tác sẽ được lặp lại cho đến khi đầy đủ các tác giả tham gia và có trong đơn vị.

Tại mục đơn vị, người quản trị lựa chọn cơ quan đơn vị bằng cách nhấn Chọn => Chọn cơ quan, đơn vị => Chọn

Tiếp theo, người quản trị điền chỉ số DOI của bài báo khoa học; người xuất bản bài báo theo từng ngôn ngữ; số ISSN, E-ISSN. Sau đó điền ngày, tháng, năm xuất bản bài báo.

Người quản trị tiếp tục điền Tiêu đề số báo theo từng loại ngôn ngữ, rồi nhập số báo, tập và số trang của bài báo.

Tại mục lĩnh vực, người quản trị nhấn vào mũi tên để chọn lĩnh vực bài báo. Nếu bài báo thuộc các danh mục WOS/Scopus/ ACI người quản trị nhấn vào phân loại để lựa chọn. Cuối cùng người quản trị chọn xếp hạng Scimango (nếu có)

Sau khi điền đầy đủ các nội dung, người quản trị xem lại các mục thông tin đã cung cấp. Nếu đã đúng và đầy đủ, người quản trị chọn Tạo mới để thêm bài báo khoa học này.

Người quản trị có thể xem lại danh sách bài báo khoa học tại mục Bài báo khoa học.

Đề tài khoa học

Để thêm một đề tài khoa học, tại bảng điều khiển người quản trị chọn mục Tất cả. Sau đó danh sách các công bố khoa học sẽ hiện ra, người quản trị chọn Thêm công bố.

Sau khi chọn, mục thêm mới công bố khoa học sẽ hiện ra. Người quản trị chọn phân loại công bố là Đề tài khoa học, các thông tin người quản trị cần cung cấp thông tin sẽ hiện ra.

Người quản trị tiến hành lựa chọn ngôn ngữ chính của đề tài. Nếu đề tài có nhiều hơn một ngôn ngữ, người quản trị chọn Thêm sau đó nhập ngôn ngữ hoặc kéo chuột để tìm ngôn ngữ cần thêm.

Nếu muốn xóa ngôn ngữ đã chọn, người quản trị nhấn X bên cạnh tên ngôn ngữ để loại bỏ ngôn ngữ này.

Tiếp theo, người quản trị điền đầy đủ: Tên đề tài, mã đề tài và cấp độ đề tài khoa học.

Lưu ý: Người quản trị cần nhập đẩy đủ các mục được phân chia theo ngôn ngữ đề tài mà người quản trị đã lựa chọn phía trên.

Sau đó, tại mục Đơn vị chủ trì và Đơn vị đề xuất, người quản trị nhấn Chọn để thêm đơn vị của đề tài này.

Tiếp đó, người quản trị điền loại hình, lĩnh vực và mục tiêu của đề tài. Người quản trị cần phải điền đầy đủ các mục thông tin nếu đề tài khoa học có nhiều ngôn ngữ.

Người quản trị tiếp tục điền mục Nội dung đề tài và Sản phẩm đề tài . Sau khi đã hoàn thiện, người quản trị điền thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc đề tài nghiên cứu. Tại mục Xếp loại người quản trị sẽ tích để xếp loại đề tài đã đạt hay chưa.

Nếu đề tài đã được đánh giá, người quản trị tích vào ô Đạt hoặc Chưa đạt, còn đề tài chưa được đánh giá, người quản trị tích vào ô Chưa xác định.

Sau đó, người quản trị điền nơi thực hành đề tài nghiên cứu tại mục Địa chỉ ứng dụng và điền kinh phí để nghiên cứu đề tài.

Tại mục Người tham gia và Chủ nhiệm đề tài, người quản trị nhấn vào Chọn để thêm danh sách các tác giả đã tham gia đề tài và chủ nhiệm của đề tài nghiên cứu đó.

Nếu đã có ScholarHub ID, người quản trị điền thông tin ID vào mục này.

Sau khi hoàn thiện xong tất cả các mục thông tin, người quản trị rà soát lại. Nếu thông tin đã đầy đủ và chính xác, người quản trị nhấn Tạo mới để thêm đề tài nghiên cứu này.

Để xem danh sách các đề tài nghiên cứu của mình, tại bảng điều khiển người quản trị nhấn chọn Đề tài khoa học để xem đầy đủ danh sách.

Sách, giáo trình

Để thêm Sách, giáo trình người quản trị chọn loại công bố là Sách, giáo trình. Sau đó box thông tin sẽ hiện ra, người quản trị tiến hành điền đầy đủ các thông tin này.

Tại đây, người quản trị sẽ có hai cách để thêm mới sách, giáo trình. Người quản trị có thể nhập URL, DOI, tiêu đề,... để tìm kiếm công bố hoặc nhập thủ công các thông tin theo mẫu.

Trường hợp người quản trị đã có URL, DOI, tiêu đề,... Người quản trị dán thông tin vào ô Nhập URL, DOI, tiêu đề,...để tìm kiếm công bố , sau đó nhấn Enter/ Return hoặc nút Tìm kiếm để hệ thống tiến hành tìm kiếm thông tin của sách hoặc giáo trình.

Sau khi, hệ thống đã tìm ra được kết quả thông tin, người quản trị nhấn vào tiêu đề hoặc chọn Thêm để hệ thống tự động điền thông tin đã tìm kiếm được vào các mục.

Các thông tin sau khi được hệ thống điền sẽ hiện ra như sau:

Người quản trị rà soát lại các nội dung, nếu các thông tin đã chính xác, nhà quản trị nhấn Lưu lại để thêm sách hoặc giáo trình mới.

Trường hợp, người quản trị nhập thủ công các thông tin của sách hoặc giáo trình sẽ điền theo mẫu có sẵn trên hệ thống.

Đầu tiên, người quản trị lựa chọn ngôn ngữ chính của Sách, giáo trình. Nếu có nhiều hơn một ngôn ngữ, người quản trị chọn Thêm sau đó nhập ngôn ngữ hoặc kéo chuột để tìm ngôn ngữ cần thêm hoặc nhấn X bên cạnh tên ngôn ngữ để loại bỏ ngôn ngữ này.

Tiếp theo, người quản trị điền tiêu đề và nội dung của đề tài.

Lưu ý: Người quản trị điền đầy đủ các mục nội dung theo ngôn ngữ mà người quản trị đã lựa chọn

Sau đó, người quản trị điền thông tin mã số rồi chọn thể loại của sách, giáo trình này.

Tại mục Thể loại, người quản trị nhấn vào mũi tên, sau đó lựa chọn thể loại của sách hoặc giáo trình này.

Để thêm các tác giả tham gia, tại mục Tác giả người quản trị nhấn Chọn, lựa chọn tác giả tham gia sau đó nhấn Chọn để thêm tác giả. Nếu có nhiều tác giả tham gia, người quản trị sẽ lặp lại thao tác này cho đến khi đầy đủ danh sách tác giả.

Tiếp đó, người quản trị tiếp tục điền lĩnh vực, người xuất bản và ngày, tháng, năm xuất bản sách hoặc giáo trình.

Sau khi đã hoàn thiện, người quản trị rà soát lại các thông tin. Nếu thông tin đã đầy đủ, chính xác người quản trị nhấn Lưu lại để thêm sách hoặc giáo trình mới.

Người quản trị có thể xem lại danh sách tất cả sách, giáo trình của mình bằng cách, tại mục bẳng điều khiểm chọn Sách, giáo trình.

Giải thưởng khoa học

Để thêm một giải thưởng khoa học, người quản trị chọn phân loại công bố là Giải thưởng. Sau đó các thông tin thêm mới giải thưởng sẽ hiện ra.

Đầu tiên, người quản trị lựa chọn ngôn ngữ chính của giải thưởng, nếu muốn thêm ngôn ngữ, người quản trị chọn Thêm sau đó nhập hoặc kéo chuột để tìm ngôn ngữ. Người quản trị có thể nhấn loại bỏ ngôn ngữ bằng cách nhấn X bên cạnh ngôn ngữ.

Tiếp theo, người quản trị tiếp tục điền: Tên giải thưởng, nội dung, ngày tặng thưởng và đơn vị tặng thưởng.

Lưu ý: Người quản trị điền đầy đủ các thông tin với các trường có thêm ngôn ngữ khác.

Tại mục tác giả chính, người quản trị thêm tác giả bằng cách nhấn Chọn, sau đó danh sách tác giả ở đơn vị sẽ hiện ra. Người quản trị tích chọn vào tác giả thuộc tác giả chính.

Tại mục lĩnh vực, người quản trị nhấn vào mũi tên để chọn lĩnh vực giải thưởng, sau đó điền ScholarHub ID (nếu có)

Sau khi nhập đầy đủ nội dung, người quản trị rà soát lại thông tin. Nếu các thông tin đã đầy đủ, chính xác người quản trị nhấn Lưu lại để thêm mới một giải thưởng khoa học

Người quản trị có thể xem lại danh sách các giải thưởng của mình bằng cách tại bảng điều khiển chọn Giải thưởng.

Sở hữu trí tuệ

Tương tự như thêm các công bố khác, người quản trị lựa chọn phân loại là Sở hữu trí tuệ, sau đó lựa chọn ngôn ngữ chính.

Nếu muốn thêm ngôn ngữ, người quản trị chọn Thêm rồi nhập hoặc kéo chuột để tìm ngôn ngữ. Người quản trị có thể nhấn loại bỏ ngôn ngữ bằng cách nhấn X bên cạnh ngôn ngữ.

Tiếp theo, người quản trị điền Tên sáng chế/ giải pháp , tổ chức cấp bằng và nội dung của sáng chế/ giải pháp đó.

Lưu ý: Nếu người quản trị lựa chọn nhiều ngôn ngữ, cần điền đầy đủ thông tin tại các mục này.

Sau đó, người quản trị lựa chọn lĩnh vực bằng cách nhấn vào mũi tên để tích chọn, rồi điền ngày, tháng, năm cấp bằng sở hữu trí tuệ đó.

Tại mục Tác giả, người quản trị nhấn Thêm sau đó chọn các tác giả tham gia. Thao tác sẽ được lặp lại cho đến khi người quản trị nhập đủ danh sách tác giả.

Người quản trị có thể điền thêm thông tin ScholarHub ID (nếu có).

Sau khi đã nhập đầy đủ thông tin, nha khoa học rà soát lại thông tin đã đúng hay chưa. Nếu đã chính xác, người quản trị chọn Tạo mới để thêm mới một sở hữu trí tuệ.

Người quản trị có thể xem lại danh sách các sở hữu trí tuệ của mình bằng cách tại mục điều khiển chọn Sở hữu trí tuệ.