Tính giờ nghiên cứu khoa học cho hướng dẫn nghiên cứu sinh và sinh viên nghiên cứu khoa học ​

Giờ hướng dẫn nghiên cứu sinh (NCS) là số giờ nghiên cứu khoa học được quy đổi cho giảng viên, nhà khoa học khi tham gia hướng dẫn NCS, học viên cao học hoặc sinh viên thực hiện đề tài NCKH, tính theo định mức của đơn vị và vai trò hướng dẫn (chính/phụ). Đây là một trong những cấu phần dễ bị tính sai hoặc bỏ sót nhất trong bảng khối lượng NCKH hàng năm.

Cập nhật: tháng 7/2026 — Biên soạn bởi đội ngũ Scibase, Metis JSC

Vì sao hướng dẫn NCS và sinh viên NCKH được tính giờ nghiên cứu? ​

Hướng dẫn NCS, học viên cao học và sinh viên NCKH là một trong những nhiệm vụ khoa học chính thức của giảng viên, được ghi nhận song song với công bố khoa học và chủ trì đề tài trong định mức giờ nghiên cứu hàng năm.

Theo Thông tư 47/2014/TT-BGDĐT của Bộ Giáo dục và Đào tạo, hoạt động hướng dẫn NCS, hướng dẫn luận văn thạc sĩ và hướng dẫn sinh viên NCKH nằm trong nhóm nhiệm vụ nghiên cứu khoa học được quy đổi giờ chuẩn, cùng với biên soạn giáo trình, tham gia đề tài và công bố khoa học.

Căn cứ pháp lý này được các trường đại học và viện nghiên cứu cụ thể hoá thành bảng định mức nội bộ, vì mỗi ngành và mỗi cấp đào tạo có đặc thù khác nhau. Lý do hoạt động hướng dẫn được tính giờ (thay vì chỉ tính giờ giảng dạy) là vì đây được xem là công việc học thuật đòi hỏi thời gian nghiên cứu cùng học viên, phản biện đề cương, góp ý bản thảo — không phải một tiết dạy đơn thuần.

Ngoài ra, việc hướng dẫn NCS thành công còn là tiêu chí bắt buộc trong hồ sơ xét công nhận chức danh giáo sư, phó giáo sư, nên nhiều đơn vị đặt định mức hướng dẫn riêng biệt với định mức nghiên cứu thông thường để khuyến khích giảng viên tham gia đào tạo sau đại học.

Theo Quyết định 37/2018/QĐ-TTg (được sửa đổi, bổ sung bởi Quyết định 25/2020/QĐ-TTg) quy định tiêu chuẩn chức danh giáo sư, phó giáo sư: ứng viên xét giáo sư phải hướng dẫn chính ít nhất 2 nghiên cứu sinh đã được cấp bằng tiến sĩ (Điều 5, khoản 7); ứng viên phó giáo sư cần hướng dẫn ít nhất 2 học viên cao học đã được cấp bằng thạc sĩ, hoặc hướng dẫn chính/phụ ít nhất 1 nghiên cứu sinh đã được cấp bằng tiến sĩ (Điều 6, khoản 6).

Đây là lý do giờ hướng dẫn NCS không chỉ ảnh hưởng khối lượng NCKH hàng năm mà còn là điều kiện tách biệt, bắt buộc phải có minh chứng riêng trong hồ sơ khoa học xét công nhận Phó Giáo sư, Giáo sư — nhiều giảng viên vì thiếu minh chứng hướng dẫn (dù đủ điểm công trình) mà hồ sơ bị trả lại ngay vòng cơ sở.

Mức giờ quy đổi cho hướng dẫn NCS, thạc sĩ và sinh viên NCKH là bao nhiêu? ​

Mức giờ quy đổi cụ thể do từng đơn vị ban hành trong quy chế chi tiêu nội bộ hoặc quy định về hoạt động KH&CN, dựa trên khung tham chiếu của Thông tư 47/2014/TT-BGDĐT. Dưới đây là bảng tham chiếu phổ biến được nhiều đơn vị áp dụng, không phải số liệu bắt buộc áp dụng chung:

Loại hướng dẫnVai tròGiờ quy đổi tham chiếu
Hướng dẫn NCS (toàn khoá đến khi bảo vệ)Hướng dẫn chính (độc lập)300 – 500 giờ, chia theo năm hướng dẫn
Hướng dẫn NCS (toàn khoá đến khi bảo vệ)Đồng hướng dẫn (2 người)150 – 250 giờ/người, chia theo năm
Hướng dẫn NCS theo năm họcHướng dẫn chính60 – 120 giờ/năm
Hướng dẫn NCS theo năm họcHướng dẫn phụ30 – 60 giờ/năm
Hướng dẫn luận văn thạc sĩHướng dẫn 1 học viên30 – 60 giờ
Hướng dẫn khoá luận tốt nghiệp đại họcHướng dẫn 1 sinh viên10 – 20 giờ
Hướng dẫn đề tài SV NCKH cấp trườngHướng dẫn chính15 – 30 giờ
Hướng dẫn đề tài SV NCKH cấp Bộ/quốc gia (Euréka, VIFOTEC...)Hướng dẫn chính30 – 60 giờ

Lưu ý: các mức trên là tham chiếu tổng hợp từ thực tiễn nhiều đơn vị, mang tính minh hoạ nguyên tắc phân bậc theo cấp đào tạo và vai trò. Đơn vị cần đối chiếu quy chế nội bộ đã ban hành để áp dụng số giờ chính xác.

Nguyên tắc chung là giờ quy đổi tỉ lệ thuận với cấp đào tạo (NCS > thạc sĩ > đại học) và mức độ chịu trách nhiệm khoa học (hướng dẫn chính > hướng dẫn phụ > đồng hướng dẫn). Đề tài sinh viên NCKH đạt giải cấp Bộ hoặc quốc gia thường được cộng thêm hệ số khuyến khích so với đề tài chỉ dừng ở cấp trường.

Cách phân bổ khi một giảng viên hướng dẫn nhiều NCS hoặc nhiều đề tài cùng lúc? ​

Khi một giảng viên hướng dẫn đồng thời nhiều NCS, học viên cao học hoặc nhiều đề tài sinh viên NCKH, giờ quy đổi được cộng dồn theo từng đối tượng hướng dẫn, không chia nhỏ theo tổng quỹ thời gian cố định — miễn là không vượt quá số lượng tối đa được phép hướng dẫn cùng lúc theo quy chế đào tạo sau đại học.

Ví dụ nguyên tắc phổ biến: nếu định mức là 80 giờ/năm cho mỗi NCS đang hướng dẫn chính, một giảng viên hướng dẫn 3 NCS cùng lúc sẽ được tính 3 × 80 = 240 giờ, cộng thêm giờ từ các học viên thạc sĩ hoặc sinh viên NCKH khác đang hướng dẫn song song. Tuy nhiên, số NCS được hướng dẫn đồng thời không phải muốn bao nhiêu cũng được — có trần pháp lý riêng, độc lập với bảng giờ quy đổi nội bộ.

Theo Thông tư 18/2021/TT-BGDĐT (Điều 6, khoản 2) của Bộ Giáo dục và Đào tạo, tại cùng một thời điểm: người có chức danh giáo sư được hướng dẫn độc lập tối đa 7 nghiên cứu sinh; người có chức danh phó giáo sư hoặc bằng tiến sĩ khoa học tối đa 5 nghiên cứu sinh; người có bằng tiến sĩ (chưa có chức danh) tối đa 3 nghiên cứu sinh. Trường hợp đồng hướng dẫn 1 NCS được quy đổi tương đương 0,5 nghiên cứu sinh vào tổng số được phép hướng dẫn.

Đây là trần về số lượng NCS được phép hướng dẫn cùng lúc theo quy chế đào tạo tiến sĩ — khác với trần giờ được tính vào khối lượng NCKH mà từng đơn vị có thể tự đặt thêm trong quy chế nội bộ. Khi kê khai, cần đối chiếu cả hai loại giới hạn này, vì vượt trần số lượng NCS còn ảnh hưởng đến tính hợp lệ của quyết định phân công hướng dẫn, không chỉ riêng số giờ.

Trường hợp đồng hướng dẫn (2 giảng viên cùng hướng dẫn 1 NCS), tổng giờ của cả đề tài không được nhân đôi mà chia theo hệ số vai trò chính/phụ đã thống nhất từ quyết định phân công hướng dẫn. Đây là điểm khác biệt quan trọng so với việc tính giờ bài báo khoa học nhiều tác giả, vốn chia theo hệ số tác giả chính/liên hệ/tham gia.

Điều kiện và hồ sơ minh chứng nào cần có để được công nhận giờ hướng dẫn? ​

Để giờ hướng dẫn NCS, thạc sĩ hoặc sinh viên NCKH được công nhận vào khối lượng NCKH, giảng viên cần chuẩn bị đầy đủ minh chứng tương ứng với từng giai đoạn hướng dẫn, không chỉ chờ đến khi học viên bảo vệ thành công.

Bộ hồ sơ minh chứng tối thiểu thường gồm:

  • Quyết định phân công hướng dẫn do đơn vị đào tạo ban hành, ghi rõ vai trò hướng dẫn chính hoặc hướng dẫn phụ
  • Quyết định giao đề tài luận án/luận văn/đề tài sinh viên NCKH, kèm tên học viên và mã số học viên
  • Biên bản xác nhận tiến độ hướng dẫn theo năm học (đối với NCS hướng dẫn nhiều năm, cần minh chứng từng năm nếu tính giờ theo năm)
  • Quyết định công nhận kết quả bảo vệ (đối với trường hợp tính giờ trọn gói theo toàn khoá)
  • Giấy chứng nhận giải thưởng (đối với đề tài sinh viên NCKH dự thi cấp Bộ, cấp quốc gia)

Việc lưu trữ đầy đủ các minh chứng này ngay từ đầu, gắn với hồ sơ học thuật của từng giảng viên, giúp quá trình xét duyệt cuối kỳ nhanh và chính xác hơn nhiều so với việc tìm lại quyết định cũ vào thời điểm nộp báo cáo. Yêu cầu lưu trữ chi tiết theo từng loại minh chứng và thời hạn lưu xem thêm tại bài minh chứng giờ nghiên cứu khoa học khi thanh tra, kiểm toán.

Những lỗi phổ biến khi kê khai giờ hướng dẫn là gì? ​

Bốn lỗi dưới đây chiếm phần lớn sai sót về giờ hướng dẫn; danh sách lỗi kê khai đầy đủ cho mọi loại hoạt động NCKH xem tại bài lỗi phổ biến khi khai báo giờ nghiên cứu khoa học và cách sửa.

Thiếu minh chứng phân công vai trò chính/phụ ​

Nhiều trường hợp NCS có 2 người hướng dẫn nhưng quyết định phân công không ghi rõ ai là hướng dẫn chính, ai là hướng dẫn phụ, dẫn đến cả hai cùng kê khai mức giờ của hướng dẫn chính. Cần đối chiếu đúng quyết định gốc trước khi kê khai.

Tính trùng giờ giữa các năm hướng dẫn ​

Với NCS hướng dẫn nhiều năm, một số giảng viên kê khai tổng giờ toàn khoá vào năm bảo vệ, đồng thời đã kê khai giờ theo từng năm ở các kỳ trước — dẫn đến tính trùng. Cần thống nhất một phương thức: hoặc tính theo năm, hoặc tính trọn gói khi bảo vệ, không kết hợp cả hai.

Kê khai NCS đã ngừng hướng dẫn hoặc đã chuyển hướng dẫn viên ​

NCS xin bảo lưu, thôi học hoặc chuyển người hướng dẫn giữa chừng nhưng vẫn được kê khai giờ cả năm tại đơn vị cũ. Cần cập nhật kịp thời khi có thay đổi để tránh sai lệch số liệu chung của đơn vị.

Nhầm lẫn giữa hướng dẫn khoa học và hướng dẫn hành chính ​

Một số trường hợp giảng viên chỉ đứng tên hỗ trợ thủ tục (không trực tiếp hướng dẫn chuyên môn) nhưng vẫn kê khai giờ hướng dẫn đầy đủ. Hội đồng xét duyệt thường yêu cầu minh chứng cụ thể về mức độ tham gia chuyên môn thực tế khi có nghi vấn.

Checklist áp dụng ngay trước khi nộp kê khai giờ hướng dẫn ​

  • [ ] Đối chiếu quyết định phân công hướng dẫn: đã ghi rõ vai trò chính/phụ chưa?
  • [ ] Kiểm tra tổng số NCS đang hướng dẫn đồng thời có vượt trần theo Thông tư 18/2021/TT-BGDĐT (7 NCS với giáo sư, 5 với phó giáo sư/TSKH, 3 với tiến sĩ) không
  • [ ] Xác nhận chỉ kê khai theo một phương thức — hoặc tính theo năm, hoặc tính trọn gói khi bảo vệ — không trộn lẫn cả hai
  • [ ] Với đồng hướng dẫn, đối chiếu hệ số vai trò chính/phụ đã thống nhất trong quyết định phân công (không tự nhân đôi)
  • [ ] Với NCS bảo lưu hoặc đổi người hướng dẫn giữa năm, cập nhật đúng mốc thời gian để không cộng dồn giờ sai kỳ
  • [ ] Có đầy đủ biên bản xác nhận tiến độ theo năm (nếu tính theo năm) hoặc quyết định công nhận bảo vệ (nếu tính trọn gói)
  • [ ] Nếu chuẩn bị hồ sơ xét GS/PGS, đối chiếu số NCS đã hướng dẫn thành công với ngưỡng tối thiểu tại Quyết định 37/2018/QĐ-TTg (2 NCS với GS; 1 NCS hoặc 2 thạc sĩ với PGS)

Hệ thống CSDL như Scibase tự động hoá quy đổi giờ hướng dẫn như thế nào? ​

Với cách tính thủ công bằng Excel, việc theo dõi giờ hướng dẫn của từng giảng viên qua nhiều năm, nhiều NCS, nhiều vai trò (chính/phụ) rất dễ xảy ra sai sót và khó truy vết khi có khiếu nại. Hệ thống Scibase — CSDL khoa học và công nghệ giải quyết vấn đề này bằng cách số hoá toàn bộ vòng đời hướng dẫn.

Cụ thể, hệ thống cho phép:

  • Khai báo học viên/NCS được hướng dẫn ngay từ khi có quyết định phân công, gắn với hồ sơ học thuật của giảng viên
  • Tự động tính giờ theo bảng định mức đã cài đặt sẵn của đơn vị, theo đúng vai trò chính/phụ và cấp đào tạo
  • Cảnh báo khi phát hiện khả năng tính trùng (cùng một NCS được kê khai giờ ở hai kỳ chồng lấn)
  • Lưu trữ minh chứng số hoá (quyết định, biên bản tiến độ) gắn trực tiếp với từng đối tượng hướng dẫn, phục vụ tra cứu khi kiểm tra hoặc khiếu nại

Nhờ vậy, lãnh đạo đơn vị có thể xem thống kê, phân tích khối lượng hướng dẫn theo từng khoa, từng giảng viên theo thời gian thực, thay vì đợi báo cáo tổng hợp cuối năm từ nhiều bộ phận khác nhau.

Câu hỏi thường gặp ​

Hướng dẫn phụ (đồng hướng dẫn) NCS có được tính giờ như hướng dẫn chính không?

Không. Hướng dẫn phụ thường được tính khoảng 40–60% mức giờ của hướng dẫn chính, tuỳ quy chế từng đơn vị. Quyết định phân công hướng dẫn cần ghi rõ vai trò để tránh tranh chấp khi kê khai giờ.

NCS bảo lưu giữa chừng thì giờ hướng dẫn đã thực hiện có được tính không?

Thường vẫn được tính cho giai đoạn đã hướng dẫn thực tế, có biên bản xác nhận tiến độ trước thời điểm bảo lưu. Phần thời gian bảo lưu không phát sinh giờ hướng dẫn mới cho đến khi NCS quay lại học tập.

Hướng dẫn sinh viên NCKH cấp trường có được cộng dồn với hướng dẫn NCS không?

Có. Đây là hai loại hoạt động độc lập trong bảng định mức, được cộng dồn vào tổng giờ nghiên cứu của giảng viên trong kỳ, miễn là không trùng đối tượng và có đầy đủ minh chứng riêng cho từng loại.

Giới hạn tối đa bao nhiêu NCS được tính giờ hướng dẫn cùng lúc?

Theo Thông tư 18/2021/TT-BGDĐT (Điều 6, khoản 2), giáo sư được hướng dẫn độc lập tối đa 7 NCS cùng lúc, phó giáo sư hoặc tiến sĩ khoa học tối đa 5 NCS, tiến sĩ chưa có chức danh tối đa 3 NCS; đồng hướng dẫn 1 NCS tính 0,5 vào tổng số. Đây là trần về số lượng được phép hướng dẫn — còn số giờ được tính vào khối lượng NCKH vẫn theo quy chế nội bộ từng đơn vị.

Nếu đơn vị chưa có bảng định mức riêng cho hướng dẫn NCS thì áp dụng theo đâu?

Có thể tham chiếu khung nguyên tắc tại Thông tư 47/2014/TT-BGDĐT và các văn bản hướng dẫn liên quan, sau đó đề xuất phòng KH&CN hoặc phòng Đào tạo sau đại học xây dựng bảng định mức cụ thể, tránh áp dụng tuỳ tiện giữa các khoa.

Tóm tắt ​

  • Giờ hướng dẫn NCS, thạc sĩ và sinh viên NCKH là cấu phần chính thức của khối lượng NCKH, có căn cứ tại Thông tư 47/2014/TT-BGDĐT
  • Mức giờ quy đổi phân theo cấp đào tạo (NCS > thạc sĩ > đại học) và vai trò (hướng dẫn chính > hướng dẫn phụ)
  • Số NCS hướng dẫn đồng thời có trần pháp lý riêng theo Thông tư 18/2021/TT-BGDĐT: tối đa 7 NCS (giáo sư), 5 NCS (phó giáo sư/TSKH), 3 NCS (tiến sĩ); đồng hướng dẫn tính 0,5
  • Xét chức danh GS/PGS yêu cầu tối thiểu số NCS hướng dẫn chính đã cấp bằng theo Quyết định 37/2018/QĐ-TTg: 2 NCS với GS; 1 NCS hoặc 2 thạc sĩ với PGS
  • Hồ sơ minh chứng bắt buộc gồm quyết định phân công, quyết định giao đề tài, biên bản tiến độ và quyết định công nhận kết quả bảo vệ
  • Lỗi phổ biến: thiếu minh chứng vai trò chính/phụ, tính trùng giữa các năm, kê khai NCS đã ngừng hướng dẫn
  • Hệ thống CSDL như Scibase giúp tự động tính giờ, cảnh báo trùng lặp và lưu trữ minh chứng số hoá theo từng đối tượng hướng dẫn

Biên soạn bởi đội ngũ Scibase — Metis JSC. Nguồn tham chiếu: Thông tư 47/2014/TT-BGDĐT và Thông tư 18/2021/TT-BGDĐT của Bộ Giáo dục và Đào tạo; Quyết định 37/2018/QĐ-TTg (sửa đổi bởi Quyết định 25/2020/QĐ-TTg) của Thủ tướng Chính phủ; quy chế đào tạo sau đại học và quy chế hoạt động KH&CN của các cơ sở giáo dục đại học tại Việt Nam. Mỗi đơn vị có thể có quy định riêng — hãy tham chiếu quy chế nội bộ của đơn vị bạn để áp dụng chính xác.

Bài viết liên quan:

Cập nhật gần nhất:

Sản phẩm của Công ty Cổ phần Metis.

Copyright © 2020-PRESENT Metis., Jsc