Cách tính giờ nghiên cứu khoa học và quy đổi theo định mức: Hướng dẫn từng bước ​

Tính giờ nghiên cứu khoa học là quá trình quy đổi các hoạt động nghiên cứu — bài báo, đề tài, hướng dẫn nghiên cứu sinh, báo cáo khoa học — thành số giờ chuẩn theo định mức của đơn vị. Đây là cơ sở để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ và xếp loại cuối năm, xét thưởng, xét nâng lương và phân bổ nguồn lực. Tuy nhiên, hầu hết các viện và trường tại Việt Nam vẫn thực hiện việc này thủ công bằng Excel — dẫn đến sai sót, thiếu thống nhất và tốn nhiều nhân lực quản lý.

Cập nhật: tháng 7/2026 — Biên soạn bởi đội ngũ Scibase, Metis JSC

Giờ nghiên cứu khoa học là gì? ​

Giờ nghiên cứu khoa học (hay giờ chuẩn nghiên cứu) là đơn vị đo lường khối lượng công việc nghiên cứu của một nhà khoa học trong một năm học hoặc kỳ công tác, được quy đổi từ các sản phẩm khoa học cụ thể theo bảng định mức do đơn vị ban hành.

Theo Thông tư 47/2014/TT-BGDĐT của Bộ Giáo dục và Đào tạo, định mức giờ nghiên cứu khoa học đối với giảng viên đại học dao động từ 200 đến 600 giờ/năm, tuỳ theo chức danh và đặc thù ngành. Đây là căn cứ pháp lý được nhiều trường đại học Việt Nam áp dụng làm nền tảng xây dựng bảng quy đổi nội bộ.

Xem phân tích đầy đủ về căn cứ pháp lý, cách xây dựng bảng định mức nội bộ và các lỗi quản lý thường gặp tại bài định mức giờ nghiên cứu khoa học: quy định, cách tính và quản lý hiệu quả.

Giờ nghiên cứu khác với giờ giảng dạy: trong khi giờ dạy được tính theo tiết học thực tế, giờ nghiên cứu được quy đổi dựa trên kết quả đầu ra (research output) — tức là sản phẩm khoa học đã được công nhận, không phải thời gian ngồi làm việc. Đây là điểm khác biệt cơ bản giữa mô hình quản lý theo output-based và time-based trong đo lường khối lượng nghiên cứu.

Các loại hoạt động được quy đổi thành giờ nghiên cứu ​

Mỗi đơn vị có thể có bảng định mức riêng, nhưng về cơ bản, các hoạt động sau đây đều được quy đổi thành giờ nghiên cứu:

Loại hoạt độngVí dụ cụ thểGiờ quy đổi thông thường
Bài báo khoa học quốc tế (ISI/Scopus Q1)Tác giả chính trên tạp chí Q1400 – 600 giờ
Bài báo khoa học quốc tế (ISI/Scopus Q2–Q4)Tác giả chính trên tạp chí Q2–Q4200 – 400 giờ
Bài báo trong nước (tạp chí khoa học Việt Nam)Tạp chí trong danh mục Hội đồng Giáo sư Nhà nước50 – 150 giờ
Đề tài NCKH cấp Nhà nước (chủ nhiệm)Đề tài Nafosted, đề tài Bộ KH&CN500 – 1.000 giờ
Đề tài cấp Bộ/Tỉnh (chủ nhiệm)Đề tài cấp Bộ GD&ĐT300 – 500 giờ
Đề tài cấp cơ sở (chủ nhiệm)Đề tài cấp trường, cấp viện50 – 200 giờ
Hướng dẫn nghiên cứu sinh (NCS)Mỗi NCS được hướng dẫn đến khi bảo vệ60 – 120 giờ/năm
Hướng dẫn thạc sĩMỗi học viên cao học30 – 60 giờ
Sách chuyên khảo, giáo trình NCKHSách do NXB có uy tín phát hành100 – 300 giờ
Báo cáo hội thảo quốc tếTham luận tại hội thảo có chỉ số ISI/Scopus30 – 80 giờ
Phản biện, biên tập tạp chí, hội đồng khoa họcPhản biện bài cho tạp chí Scopus; thành viên ban biên tập4 – 12 giờ/lượt phản biện

Lưu ý: Các mức giờ trên là tham chiếu phổ biến. Mỗi đơn vị cần căn cứ vào quy định nội bộ cụ thể để áp dụng. Ngoài các loại hoạt động trên, nhà khoa học nghiên cứu ứng dụng còn có thể quy đổi giờ cho bằng sáng chế, phần mềm đăng ký bản quyền và sản phẩm công nghệ, hoặc hợp đồng chuyển giao công nghệ và dịch vụ khoa học công nghệ — hai nhóm hoạt động thường bị bỏ sót trong bảng định mức.

Cách tính giờ nghiên cứu: Hướng dẫn từng bước ​

Bước 1 — Xác định danh sách sản phẩm khoa học trong kỳ ​

Tập hợp toàn bộ sản phẩm khoa học của nhà khoa học trong năm học hoặc kỳ báo cáo, bao gồm: bài báo đã xuất bản, đề tài đã nghiệm thu hoặc đang thực hiện, học viên đang hướng dẫn, sách đã xuất bản, báo cáo hội thảo.

Mỗi sản phẩm cần xác định rõ: vai trò (chủ nhiệm/tham gia/tác giả chính/tác giả liên hệ), cấp độ và thời điểm được công nhận.

Bước 2 — Tra bảng định mức và tính hệ số vai trò ​

Với các sản phẩm có nhiều người tham gia (đề tài nhiều thành viên, bài báo nhiều tác giả), giờ quy đổi thường được chia theo hệ số vai trò:

  • Tác giả chính (first author): nhận 50–70% tổng giờ
  • Tác giả liên hệ (corresponding author): nhận 20–30% tổng giờ — và một số đơn vị bổ sung thêm hệ số riêng vì vai trò này chịu trách nhiệm trên cùng với tạp chí về tính chính xác của bài
  • Thành viên tham gia: chia đều phần còn lại theo tỉ lệ đóng góp thực tế

Khi công trình có tác giả thuộc nhiều đơn vị khác nhau, mỗi đơn vị chỉ tính giờ cho tác giả thuộc đơn vị mình — nguyên tắc phân bổ và ví dụ tính cụ thể được trình bày chi tiết tại bài cách phân bổ giờ nghiên cứu khi một công trình có nhiều tác giả thuộc nhiều đơn vị.

Khi xây dựng hồ sơ học thuật, cần ghi rõ vai trò tác giả trong từng bài báo ngay từ khi khai báo, vì đây là cơ sở để tính hệ số ở các kỳ sau mà không cần tra cứu lại. Lưu ý rằng hệ số vai trò trong giờ nội bộ có thể khác với hệ số điểm HĐGSNN — hai hệ thống này cần được phân tách rõ trong hồ sơ. Nếu đơn vị quy đổi giờ nghiên cứu trực tiếp từ thang điểm công trình HĐGSNN thay vì bảng định mức riêng, có thể tham khảo công thức chi tiết tại bài quy đổi điểm công trình khoa học sang giờ nghiên cứu.

Bước 3 — Tính tổng giờ và đối chiếu với định mức ​

Cộng toàn bộ giờ quy đổi từ tất cả sản phẩm. So sánh với định mức yêu cầu của đơn vị (ví dụ: 350 giờ/năm với giảng viên chính, 500 giờ/năm với phó giáo sư).

Công thức cơ bản:

textTổng giờ NCKH = Σ (Giờ định mức loại i × Hệ số vai trò i × Hệ số cấp độ i)

Bước 4 — Lập hồ sơ minh chứng và nộp ​

Mỗi sản phẩm phải kèm minh chứng: DOI bài báo, quyết định phê duyệt đề tài, giấy chứng nhận hướng dẫn NCS, v.v. Đây là bước thường gây ách tắc nhất khi làm thủ công.

Lưu ý thời hạn: hồ sơ minh chứng không chỉ dùng một lần lúc nộp. Khi bảng kê giờ là căn cứ chi trả, nó thành tài liệu kèm chứng từ kế toán và có thể bị kiểm tra lại nhiều năm sau. Danh mục minh chứng theo từng loại sản phẩm, thời hạn lưu trữ và checklist tự rà soát có tại bài minh chứng giờ nghiên cứu khoa học khi thanh tra, kiểm toán.

Vì sao tính giờ thủ công bằng Excel không đủ? ​

Theo khảo sát nội bộ của Metis JSC với hơn 20 đơn vị nghiên cứu và đào tạo tại Việt Nam (2024–2025), trên 70% đơn vị vẫn sử dụng bảng Excel hoặc Google Sheets để tổng hợp khối lượng nghiên cứu. Điều này dẫn đến:

  • Sai sót do nhập liệu thủ công: Nhầm hệ số, thiếu cột, công thức lỗi
  • Thiếu nhất quán giữa các bộ phận: Mỗi khoa/phòng dùng bảng tính khác nhau
  • Không tra cứu được lịch sử: Không có lịch sử phiên bản, khó kiểm tra lại khi có khiếu nại
  • Tốn nhân lực: Mỗi chu kỳ báo cáo, bộ phận KH&CN mất hàng tuần để tổng hợp và đối chiếu

Hệ thống Scibase cho phép tự động hoá toàn bộ quá trình này: nhà khoa học khai báo sản phẩm, hệ thống tự tính giờ theo bảng định mức đã cài đặt sẵn, và lãnh đạo duyệt trực tuyến — giảm từ hàng tuần xuống còn vài giờ.

Cách các trường đại học lớn tại Việt Nam đang áp dụng ​

Một số trường đại học hàng đầu đã xây dựng bảng định mức chi tiết và tích hợp vào hệ thống quản lý:

  • Đại học Quốc gia Hà Nội: Áp dụng quy định riêng với hệ số điều chỉnh theo tạp chí (IF từ 1.0 trở lên được nhân hệ số 1.2–1.5)
  • Đại học Bách khoa Hà Nội: Phân loại bài báo theo danh mục ISI/Scopus và áp mức giờ khác nhau theo nhóm ngành
  • Đại học Đà Nẵng: Số hoá quy trình kê khai với phần mềm quản lý NCKH nội bộ từ năm 2022

Các ví dụ trên đều là trường đại học — trong khi đó, viện nghiên cứu chuyên ngành thường xây dựng bảng định mức độc lập, không gắn với giờ giảng dạy và ít linh hoạt quy đổi qua lại hơn. Khác biệt cụ thể giữa hai mô hình được phân tích tại bài so sánh cách tính giờ nghiên cứu khoa học giữa các trường đại học và viện nghiên cứu tại Việt Nam.

Xu hướng chung là chuyển từ tự khai báo sang xác minh tự động — hệ thống kết nối với cơ sở dữ liệu như Scopus, Web of Science để tự động xác nhận bài báo, thay vì chờ nhà khoa học nộp file PDF minh chứng.

Xem thêm về hồ sơ học thuật và cách quản lý tập trung để hiểu cách dữ liệu cá nhân được tổng hợp thành báo cáo đơn vị.

Những lỗi thường gặp khi tính giờ nghiên cứu ​

Tính trùng sản phẩm giữa các kỳ ​

Một bài báo xuất bản vào tháng 12/2024 có thể bị tính vào cả năm 2024 và năm 2025 nếu không có mốc cắt rõ ràng. Cần xác định rõ tiêu chí: ngày xuất bản online hay ngày xuất bản in là cơ sở tính.

Không cập nhật bảng định mức kịp thời ​

Bảng định mức thường được điều chỉnh hàng năm, nhưng nhiều đơn vị vẫn dùng bảng cũ nhiều năm. Điều này gây bất công cho nhà khoa học khi hệ số thay đổi mà họ không được thông báo kịp thời.

Tính nhầm hệ số tác giả ​

Bài báo có 5 tác giả nhưng không xác định rõ ai là tác giả chính, ai là tác giả liên hệ dẫn đến tranh chấp khi phân chia giờ. Cần ghi rõ vai trò ngay từ khi khai báo.

Đây chỉ là 3 lỗi phổ biến nhất — danh sách đầy đủ 10 lỗi thường gặp khi khai báo giờ nghiên cứu, kèm ví dụ thực tế và cách sửa từng lỗi, được trình bày tại bài lỗi phổ biến khi khai báo giờ nghiên cứu khoa học và cách sửa đúng.

Câu hỏi thường gặp ​

Một bài báo ISI mà tôi là tác giả thứ 3 trong 5 tác giả thì được tính bao nhiêu giờ?

Phụ thuộc vào bảng định mức của đơn vị. Thông thường, tác giả không phải tác giả chính và không phải tác giả liên hệ sẽ nhận khoảng 10–20% tổng giờ quy đổi của bài báo đó. Ví dụ: bài báo ISI Q2 được định mức 300 giờ, tác giả thứ 3 sẽ được tính khoảng 30–60 giờ.

Đề tài chưa nghiệm thu có được tính giờ không?

Nhiều đơn vị cho phép tính một phần giờ cho đề tài đang thực hiện (ví dụ: 50% giờ định mức nếu đề tài đã qua giữa kỳ), và tính đủ khi nghiệm thu. Cần kiểm tra quy định cụ thể của đơn vị bạn.

Hướng dẫn 2 NCS cùng lúc thì tính như thế nào?

Giờ hướng dẫn NCS thường được tính theo từng người và theo năm hướng dẫn thực tế. Nếu hướng dẫn 2 NCS, bạn được tính giờ cho cả 2. Một số đơn vị giới hạn tổng số NCS được tính giờ (thường tối đa 5 NCS cùng lúc).

Bài báo xuất bản ở hội thảo quốc tế nhưng không có chỉ số Scopus thì tính thế nào?

Hội thảo không có chỉ số ISI/Scopus thường không được tính hoặc tính rất thấp (10–30 giờ). Cần xem danh mục hội thảo được công nhận theo quy định của Hội đồng Giáo sư Nhà nước hoặc bộ quy định của đơn vị.

Làm sao để kiểm tra giờ nghiên cứu của mình mà không cần chờ phòng KH&CN tổng hợp?

Đây là điểm yếu lớn nhất của mô hình tính thủ công. Với hệ thống như Scibase, nhà khoa học có thể tự tra cứu giờ nghiên cứu của mình theo thời gian thực, ngay khi sản phẩm được duyệt trên hệ thống — không cần chờ báo cáo cuối kỳ.

Tóm tắt ​

  • Giờ nghiên cứu khoa học là đơn vị đo lường khối lượng NCKH, được quy đổi từ sản phẩm đầu ra (bài báo, đề tài, hướng dẫn NCS...)
  • Mức giờ quy đổi phụ thuộc vào cấp độ (ISI Q1 > Q2 > trong nước) và vai trò (chủ nhiệm/tác giả chính > thành viên)
  • Quy trình chuẩn gồm 4 bước: tập hợp sản phẩm → tra định mức → tính hệ số vai trò → lập minh chứng
  • Hơn 70% đơn vị tại Việt Nam vẫn tính thủ công bằng Excel, dẫn đến sai sót và tốn nhân lực
  • Phần mềm quản lý NCKH giúp tự động hoá tính giờ, minh bạch hoá quá trình và giảm thiểu tranh chấp

Biên soạn bởi đội ngũ Scibase — Metis JSC. Nguồn tham chiếu: Thông tư 47/2014/TT-BGDĐT; Thông tư 20/2020/TT-BGDĐT; Quy định của Hội đồng Giáo sư Nhà nước về danh mục tạp chí khoa học được tính điểm.

Bài viết liên quan:

Cập nhật gần nhất:

Sản phẩm của Công ty Cổ phần Metis.

Copyright © 2020-PRESENT Metis., Jsc