Cách phân bổ giờ nghiên cứu khi một công trình có nhiều tác giả thuộc nhiều đơn vị — Ai được tính và tính bao nhiêu?
Phân bổ giờ nghiên cứu cho công trình có nhiều tác giả là bài toán thực tế mà hầu hết các đơn vị nghiên cứu tại Việt Nam đều gặp phải, nhưng hiếm có hướng dẫn cụ thể: khi một bài báo ISI/Scopus có 4 tác giả đến từ 3 đơn vị khác nhau, thì mỗi người được tính bao nhiêu giờ, đơn vị nào được ghi nhận, và ai chịu trách nhiệm khai báo? Sự thiếu rõ ràng này dẫn đến tranh chấp nội bộ, tính trùng lặp hoặc bỏ sót — ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả đánh giá khối lượng nghiên cứu cuối năm.
Cập nhật: tháng 7/2026 — Biên soạn bởi đội ngũ Scibase, Metis JSC
Tại sao phân bổ giờ nghiên cứu cho nhiều tác giả lại phức tạp?
Phân bổ giờ nghiên cứu trở nên phức tạp vì không có một văn bản pháp lý duy nhất quy định chi tiết cách chia giờ khi có đồng tác giả — mỗi đơn vị đang tự đặt ra quy ước riêng, dẫn đến không đồng nhất trong toàn hệ thống giáo dục và nghiên cứu Việt Nam.
Ba vấn đề thường gặp nhất:
- Tính trùng lặp: Cả hai đơn vị đều tính 100% giờ cho tác giả của mình từ cùng một công trình, dẫn đến số liệu bị phồng lên
- Bỏ sót tác giả phụ: Chỉ tính giờ cho tác giả đầu và tác giả liên hệ, bỏ qua đồng tác giả ở giữa dù họ đóng góp thực chất
- Tranh chấp quy thuộc: Khi nhà khoa học chuyển công tác, đơn vị cũ và mới đều muốn ghi nhận công trình đã xuất bản
Theo khảo sát của Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia (2024), hơn 55% đơn vị nghiên cứu tại Việt Nam chưa có quy định nội bộ rõ ràng về cách phân bổ giờ nghiên cứu cho công trình đồng tác giả — dẫn đến sai lệch khi tổng hợp báo cáo khối lượng nghiên cứu hàng năm.
Quy mô của vấn đề không nhỏ: theo Hệ thống thông tin Thống kê Khoa học và Công nghệ (CESTI), số công bố của Việt Nam trên Scopus đạt 18.441 bài năm 2022 và 19.441 bài năm 2023 — phần lớn trong số này là công trình có từ 2 tác giả trở lên, nhiều bài có tác giả thuộc các đơn vị hoặc quốc gia khác nhau. Mỗi bài như vậy đều cần được phân bổ giờ nghiên cứu chính xác cho từng đơn vị liên quan.
Nguyên tắc phân bổ giờ nghiên cứu theo vai trò tác giả
Mặc dù chưa có thông tư thống nhất quốc gia, phần lớn các đơn vị đang áp dụng nguyên tắc phân bổ giờ dựa trên vai trò tác giả được khai báo trên bài báo. Dưới đây là hướng dẫn thực hành phổ biến:
Phân loại vai trò tác giả
| Vai trò | Ký hiệu thường dùng | Ý nghĩa |
|---|---|---|
| Tác giả đầu (First Author) | * hoặc vị trí đầu | Người thực hiện nghiên cứu chính, viết bản thảo đầu |
| Tác giả liên hệ (Corresponding Author) | † hoặc email kèm theo | Chịu trách nhiệm liên lạc với tạp chí, đảm bảo chất lượng |
| Đồng tác giả (Co-author) | Các vị trí còn lại | Đóng góp một phần vào nghiên cứu |
| Tác giả đóng góp ngang bằng (Equal Contribution) | These authors contributed equally | Chia đều quyền lợi với tác giả đầu |
Khung phân bổ giờ theo vai trò (tham khảo)
Nhiều trường đại học tại Việt Nam hiện đang áp dụng khung phân bổ dạng phần trăm như sau (tùy quy định từng đơn vị):
| Tình huống | Tác giả đầu | Tác giả liên hệ | Đồng tác giả còn lại |
|---|---|---|---|
| Tác giả đầu = tác giả liên hệ (1 người) | 60–70% | — | Chia đều phần còn lại |
| Tác giả đầu ≠ tác giả liên hệ (2 người khác nhau) | 40–50% | 30–40% | Chia đều phần còn lại |
| Nhiều tác giả đóng góp ngang bằng | Chia đều nhóm Equal Contribution | — | Phần còn lại chia đều |
| Chỉ 1 tác giả | 100% | — | — |
Lưu ý: Bảng trên là tham khảo phổ biến, không phải quy định pháp lý bắt buộc. Đơn vị cần ban hành quy định nội bộ chính thức để áp dụng nhất quán.
Cách tính giờ thực tế cho đơn vị có nhiều tác giả từ nơi khác
Khi công trình có tác giả đến từ nhiều đơn vị khác nhau, nguyên tắc quan trọng là mỗi đơn vị chỉ tính giờ cho tác giả thuộc đơn vị mình, không tính giờ cho tác giả từ đơn vị khác.
Ví dụ minh họa cụ thể:
Bài báo Scopus Q2 có định mức 300 giờ gốc (giả sử quy định đơn vị), với 3 tác giả:
- Tác giả A (Trường Đại học X) — tác giả đầu kiêm tác giả liên hệ
- Tác giả B (Viện Nghiên cứu Y) — đồng tác giả
- Tác giả C (Trường Đại học X) — đồng tác giả
Áp dụng phân bổ: A = 60%, B = 20%, C = 20%
| Đơn vị | Tác giả | Vai trò | Giờ được tính |
|---|---|---|---|
| Trường Đại học X | A | Tác giả đầu + LH | 300 × 60% = 180 giờ |
| Trường Đại học X | C | Đồng tác giả | 300 × 20% = 60 giờ |
| Viện Nghiên cứu Y | B | Đồng tác giả | 300 × 20% = 60 giờ |
→ Trường ĐH X ghi nhận tổng 240 giờ từ công trình này (của 2 tác giả). → Viện Y ghi nhận 60 giờ (của 1 tác giả). → Tổng toàn bộ tác giả = 300 giờ — đúng bằng định mức, không trùng lặp, không bỏ sót.
Nguyên tắc "mỗi đơn vị chỉ tính giờ cho thành viên thuộc đơn vị mình" không chỉ áp dụng cho bài báo đồng tác giả — hợp đồng liên danh nhiều viện, ví dụ hợp đồng chuyển giao công nghệ do hai đơn vị cùng thực hiện, cũng cần chia theo logic tương tự. Xem cách áp dụng cụ thể tại bài quy đổi giờ nghiên cứu cho hợp đồng chuyển giao công nghệ và dịch vụ khoa học công nghệ. Cùng logic vai trò này áp dụng khi một giải thưởng khoa học công nghệ trao cho tập thể tác giả — xem cách phân chia hệ số vai trò cho trường hợp đó tại bài quy đổi giờ nghiên cứu cho giải thưởng khoa học công nghệ.
Xác định đơn vị ghi nhận khi tác giả có nhiều đơn vị công tác
Một tình huống phổ biến khác: nhà khoa học đứng tên 2 đơn vị (affiliation kép) trên bài báo — ví dụ vừa là giảng viên trường đại học vừa là nghiên cứu viên viện nghiên cứu.
Trong trường hợp này, hướng xử lý được nhiều đơn vị áp dụng:
- Ưu tiên đơn vị đứng đầu trong phần affiliation của bài báo (thường là đơn vị chính nơi nhà khoa học làm việc toàn thời gian)
- Theo hợp đồng lao động chính thức: Đơn vị ký hợp đồng lao động chính là đơn vị được ghi nhận giờ
- Thỏa thuận song phương: Hai đơn vị thỏa thuận chia giờ theo tỷ lệ thời gian công tác (ví dụ 70:30 nếu nhà khoa học làm 70% ở đơn vị A và 30% ở đơn vị B)
Khuyến nghị thực hành: Đơn vị nên yêu cầu nhà khoa học khai báo rõ "đơn vị chủ quản" khi nộp hồ sơ công trình. Hệ thống như Scibase — Hệ thống CSDL khoa học và công nghệ cho phép ghi nhận nhiều affiliation và cấu hình quy tắc quy thuộc linh hoạt cho từng đơn vị.
Affiliation kép trên một bài báo là tình huống tại một thời điểm; khác với trường hợp nhà khoa học kiêm nhiệm dài hạn tại nhiều đơn vị cùng lúc, vốn cần một quy tắc phân bổ nhất quán cho toàn bộ khối lượng nghiên cứu trong kỳ chứ không chỉ cho từng công trình riêng lẻ. Xem phân tích đầy đủ tại bài nhà khoa học kiêm nhiệm nhiều đơn vị: tính khối lượng nghiên cứu và trích dẫn thế nào cho đúng.
Trường hợp đặc biệt: Tác giả chuyển công tác sau khi bài báo được chấp nhận
Đây là tình huống gây nhiều tranh cãi nhất: nhà khoa học thực hiện nghiên cứu tại đơn vị A, nhưng bài báo được đăng khi đã chuyển sang đơn vị B — vậy đơn vị nào được ghi nhận?
Nguyên tắc chung được áp dụng rộng rãi:
- Theo affiliation trên bài báo: Đơn vị ghi trong phần "Affiliation" của bài đã xuất bản là đơn vị được ghi nhận, bất kể nhà khoa học hiện đang làm ở đâu
- Thời điểm submit, không phải thời điểm xuất bản: Một số đơn vị tính theo đơn vị công tác tại thời điểm nộp bản thảo (submission date)
- Thỏa thuận khi chuyển công tác: Trong hợp đồng chuyển công tác nên ghi rõ quy tắc xử lý công trình đang chờ xuất bản
Để tránh xung đột, nhà khoa học cần thống nhất bằng văn bản với cả hai đơn vị trước khi chuyển công tác.
Cách Scibase hỗ trợ phân bổ và ghi nhận giờ cho nhiều tác giả
Hệ thống Scibase được thiết kế để giải quyết chính xác bài toán phân bổ giờ nhiều tác giả mà các phương pháp thủ công (Excel) không thể xử lý nhất quán. Xem chi tiết tính năng tại Tính năng chính của Scibase.
Tính năng chính liên quan:
- Khai báo vai trò tác giả: Nhà khoa học tự khai báo vai trò (tác giả đầu, tác giả liên hệ, đồng tác giả) khi thêm công trình vào hồ sơ
- Ghi nhận tham gia công bố: Tính năng "Ghi nhận tham gia công bố" cho phép đồng tác giả ở đơn vị khác khai báo phần tham gia của mình — tránh bỏ sót
- Công thức tính giờ theo vai trò: Quản trị viên cấu hình hệ số phân bổ cho từng vai trò; hệ thống tự động tính giờ cho mỗi nhà khoa học theo đúng quy định của đơn vị
- Tổng hợp theo đơn vị: Báo cáo tổng hợp chỉ cộng giờ của tác giả thuộc đơn vị mình — không tính trùng với đơn vị khác
Hướng dẫn xây dựng quy định nội bộ cho đơn vị
Để tránh tranh chấp và sai lệch số liệu, mỗi đơn vị cần ban hành quy định nội bộ rõ ràng về phân bổ giờ. Danh sách nội dung quy định cần có:
- Bảng hệ số phân bổ theo vai trò tác giả (tác giả đầu, liên hệ, đồng tác giả)
- Cách xử lý khi một tác giả đứng tên nhiều đơn vị (affiliation kép)
- Quy tắc quy thuộc khi nhà khoa học chuyển công tác
- Thủ tục khai báo và xác nhận vai trò tác giả (ai khai báo, ai xác nhận)
- Hạn chót khai báo công trình trong năm học/năm ngân sách
- Xử lý trường hợp tác giả từ chối xác nhận hoặc khai báo sai
Câu hỏi thường gặp
Nếu tôi là tác giả duy nhất, tôi được tính 100% giờ định mức không?
Có. Khi bài báo chỉ có duy nhất 1 tác giả, toàn bộ định mức giờ của công trình đó thuộc về tác giả đó — không cần phân bổ.
Tác giả cuối danh sách có được tính giờ không?
Có, nếu họ không phải là tác giả liên hệ thì nhận phần chia đều cùng các đồng tác giả khác. Nếu là tác giả liên hệ (corresponding author), họ nhận phần giờ của tác giả liên hệ theo quy định — vai trò này còn ảnh hưởng đến cả cách tính điểm HĐGSNN, không chỉ giờ nghiên cứu nội bộ. Xem phân tích chi tiết tại bài tác giả liên hệ (corresponding author) là gì và ảnh hưởng thế nào đến tính điểm công trình khoa học.
Bài báo có 10 tác giả thì đồng tác giả mỗi người được tính rất ít giờ — có hợp lý không?
Nhiều đơn vị đặt mức sàn tối thiểu (ví dụ: tác giả nào cũng được ít nhất 5% định mức), hoặc áp dụng công thức theo đóng góp thực tế (CRediT taxonomy). Scibase hỗ trợ cấu hình linh hoạt để xử lý trường hợp này.
Đơn vị tôi không có quy định — tôi nên tự tính thế nào?
Áp dụng nguyên tắc đơn giản: tác giả đầu + tác giả liên hệ chia 60%, còn lại chia đều. Sau đó đề xuất lãnh đạo ban hành văn bản chính thức để áp dụng thống nhất.
Công trình liên kết với đề tài đang xét duyệt — giờ được tính vào đâu?
Giờ nghiên cứu từ công trình (bài báo, sách, bằng sáng chế) và giờ thực hiện đề tài là hai khoản mục tách biệt. Một công trình có thể vừa được tính vào khối lượng cá nhân, vừa là sản phẩm của đề tài — nhưng không được tính đôi ở cả hai mục giờ nghiên cứu cá nhân.
Tóm tắt
- Nguyên tắc cốt lõi: Tổng giờ phân bổ cho tất cả tác giả = định mức giờ của công trình — không trùng, không thiếu
- Phân bổ theo vai trò: Tác giả đầu và tác giả liên hệ nhận phần lớn hơn; đồng tác giả chia phần còn lại
- Mỗi đơn vị chỉ tính giờ cho tác giả của mình: Không tính giờ cho tác giả thuộc đơn vị khác
- Affiliation trên bài báo là căn cứ chính: Xác định đơn vị được ghi nhận công trình
- Cần quy định nội bộ rõ ràng: Để tránh tranh chấp và sai lệch khi tổng hợp báo cáo
- Scibase tự động hóa: Cấu hình một lần, hệ thống tính đúng cho toàn bộ công trình theo quy định của đơn vị
Về nội dung bài viết
Bài viết được biên soạn bởi đội ngũ Scibase — Metis JSC, dựa trên kinh nghiệm triển khai hệ thống cơ sở dữ liệu khoa học và công nghệ cho các trường đại học, viện nghiên cứu tại Việt Nam. Nguồn tham chiếu: khảo sát Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia (2024); Hệ thống thông tin Thống kê Khoa học và Công nghệ — CESTI (thongke.cesti.gov.vn).